Tanto las empresas como los empleados buscan aumentar su productividad realizando cambios en su entorno sin alterarnos. Aprovechar el espacio de trabajo correctamente es uno de estos pequeños cambios que tiene notables consecuencias en el rendimiento de los empleados.
A la hora de diseñar puestos de trabajo hay que tener siempre el foco puesto en la comodidad del empleado. Estos no solamente deben contar con todos los elementos indispensables para su labor diaria, sino crear un ambiente propicio para el ejercicio de la actividad.
En resumen:
- Para aprovechar el espacio de trabajo de una organización es fundamental contar con un espacio de planta abierta y mobiliario flexible.
- Un espacio de trabajo debe garantizar el suministro eléctrico y el acceso a internet para sus colaboradores.
- La decoración debe ser minimalista y funcional. La estética pasa a un segundo plano.
- La tecnología permite optimizar los espacios y usarse para reservar espacios comunes.
Los beneficios de un espacio de trabajo organizado
La forma en la que se organizan y operan las empresas ha cambiado radicalmente en los últimos años. Muchos centros de trabajo ofrecen a sus empleados la posibilidad de operar bajo un modelo híbrido en el que la presencialidad no es obligatoria.
Este nuevo sistema ha obligado a las organizaciones a llevar a cabo una serie de cambios para adaptarse. Las nuevas oficinas no necesitan acoger a tantos empleados como antes, pero, por el contrario, deben de estar optimizadas para dar respuesta a nuevas necesidades.
Antes de elegir un espacio de trabajo hay que preguntarse:
- ¿Cuánto espacio se necesita realmente?
- ¿Es posible realizar la misma actividad en un espacio más reducido?
- ¿Es reconfigurar o ampliar el espacio en el caso de que cambien las necesidades de la organización?
La respuesta a estas tres preguntas permitirá aprovechar al máximo el espacio de trabajo de una organización y reducir la incertidumbre ante posibles cambios.
Espacios flexibles
En las oficinas modernas no hay espacio para los cubículos y los tabiques. Los espacios de planta abierta son más necesarios que nunca. Los escritorios compartidos ocupan gran parte de la superficie de los centros de trabajo y el número de oficinas privadas se reduce al mínimo. Cada vez es más frecuente que los cargos intermedios y superiores se integren junto al resto de los empleados.
Dentro de este nuevo sistema de organización destaca el aumento de zonas comunes. En estas no solamente se disponen los puestos de trabajo, sino también se dedican al descanso, imprescindible para la salud mental de los trabajadores.
Otro de estos nuevos espacios compartidos son las salas de reuniones. Estas deben estar equipadas con tecnología de última generación para dar soporte a los encuentros que allí se mantienen. Tanto de forma interna como con clientes y proveedores.
Tecnologías y conectividad
Esta nueva flexibilidad organizativa en los centros de trabajo implica la puesta en marcha de nuevos sistemas para poder hacer uso de los mismos. Existen tecnologías que funcionan mediante Realidad Aumentada que permiten comprobar la disponibilidad en tiempo real de estos espacios de trabajo, salas de reuniones e incluso para plazas de aparcamiento.
Así, las nuevas tecnologías se han convertido en los últimos años en un soporte básico para la organización de las empresas. A través de la Inteligencia Artificial es posible anticiparse al nivel de ocupación de una oficina y actuar en consecuencia. Esta función tuvo su auge durante los primeros meses de la pandemia, permitiendo a los centros de trabajo mantener la distancia de seguridad.
La aparición de dispositivos digitales también ha reducido el consumo de papel y de otros suministros. Esto ha supuesto que sea necesario menos espacio físico para realizar una misma actividad profesional.
Otro aspecto que permite aprovechar el espacio de trabajo es la conectividad. Las oficinas requieren de electricidad y conexión a internet permanente. El reto supone garantizar estos suministros a la vez que se reduce el número de cables en las zonas de trabajo. Las sillas y mesas con acceso de carga permiten ocultarlas fácilmente.
Escritorios
El concepto de escritorio como tal también ha cambiado con la implantación del trabajo híbrido. La tendencia a compartir espacios ha eliminado la presencia de puestos fijos. Aún así, los empleados tienden a sentarse siempre en el mismo sitio, si es posible. Por preferencia personal o para estar cerca del resto de su equipo.
Estas mesas corridas permiten albergar a un mayor número de trabajadores, en menos espacio. Además favorece la colaboración entre los miembros de un mismo equipo y de forma cruzada con otros que forman parte de la organización.
Este nuevo concepto de escritorio obliga a disponer de gran cantidad de tomas de corrientes para conectar los equipos. No contar con suficientes enchufes provoca confusión y obliga a los trabajadores a buscar uno, restándoles tiempo de producción.
Mantener el orden
Menos es más. En los espacios de trabajo actuales, el portátil ha sustituido al ordenador de sobremesa. Este cambio no solo otorga flexibilidad a los empleados para trabajar desde donde quieran, sino que contribuye a mantener el orden en la oficina. Los trabajadores retiran su equipo al terminar la jornada.
Para evitar que estos tengan que acarrear con sus dispositivos al acabar el día, se están instalando taquillas. Cada persona puede hacer uso de un espacio de forma individual para guardar no solamente sus equipos, sino también sus efectos personales. Estas, normalmente, se emplazan fuera de las salas de trabajo para evitar el constante tránsito de personal.
Mobiliario y disposición
Es fundamental contar con varios espacios de trabajo bien diferenciados. En ocasiones, una misma estancia puede estar dividida para varios usos. En estos casos el tipo de mobiliario utilizado crea islas diferentes que tienen diferentes usos. Estos deben estar dispuestos para que los usuarios, de forma intuitiva, conozcan la función de cada área.
Muchas veces se recurre a paredes divisorias para marcar mejor la separación de espacios. Estas suelen ser de solo un lado y son fácilmente transportables para cambiarlas de lugar, si fuera necesario. En estos nuevos entornos, estos elementos contribuyen al orden y permiten aprovechar el espacio de trabajo de forma más eficiente.
En las nuevas oficinas híbridas, los espacios de almacenamiento son móviles. Aunque la digitalización ha hecho que necesitemos de menos equipos, estos muebles siguen siendo necesarios. El cambio de paradigma ha hecho que estos se reduzcan en tamaño, adaptándose a nuevas necesidades.
Una tendencia que también permite aprovechar al máximo el espacio de trabajo son las mesas ajustables. Estas pueden cambiar su superficie según las necesidades de cada momento, desplegándose cuando hace falta más espacio.
Decoración
Aunque crear un ambiente sereno en un espacio de trabajo aumenta la productividad, la flexibilidad y la funcionalidad deben primar sobre el diseño. La función operativa de los elementos de una oficina se impone a la estética.
Los elementos decorativos no deben entorpecer el trabajo de los empleados ni dificultar su circulación por los espacios. Es fundamental no recargar las zonas de trabajo con elementos innecesarios, todo debe tener una función y una razón de ser.
Nuevos espacios para nuevos tiempos
Las empresas buscan constantemente optimizar el uso de sus recursos para ser más eficaces que nunca. Aprovechar el espacio de trabajo convenientemente es una de las estrategias más usadas para reducir costes innecesarios. Hacer más con lo mismo, o incluso menos.
Para conseguirlo, es fundamental contar con espacios de planta abierta. Los muebles flexibles también están ganando protagonismo, al poder adecuarse según las necesidades y transportarse fácilmente.