El modelo híbrido y el teletrabajo ha obligado a las organizaciones a buscar nuevas formas de comunicación entre sus equipos. Las tecnologías han sido un gran impulsor en este aspecto, al proporcionar nuevas formas de colaboración que incrementan la productividad de las empresas.
Estas tecnologías facilitan el trabajo asincrónico y descentralizado en las empresas. Así, facilitan el desempeño de sus empleados, proporcionando nuevas posibilidades de crecimiento a las organizaciones.
En resumen:
- El modelo híbrido y el teletrabajo obligan a las organizaciones a dar nuevas respuestas a sus necesidades de comunicación.
- Los equipos necesitan mantener conversaciones en tiempo real a pesar de estar deslocalizados, algo que se consigue gracias a la tecnología.
- Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los trabajadores colaborar en un mismo proyecto y verificar su progreso minuto a minuto.
- Este tipo de herramientas también contribuyen a la automatización de procesos repetitivos, evitando a los empleados tener que realizarlas.
Comunicación en tiempo real
Los entornos de trabajo han evolucionado en los últimos años, pasando a ser organismos vivos. El espacio pasa a tener que adaptarse a las necesidades de los equipos, y no al revés, como sucedía hasta hace poco.
El modelo híbrido y el teletrabajo ha hecho posible que no sea necesaria la presencia física de un equipo al completo en un espacio para un correcto desempeño. Gran parte del mérito es de sistemas que hacen posible la comunicación en tiempo real de personas deslocalizadas.
Toda organización que haya optado por estos sistemas cuenta con una o varias herramientas que lo permiten. Algunas de las más utilizadas son las siguientes.
Slack
Slack es una aplicación de mensajería en tiempo real que permite a los empleados comunicarse y colaborar de manera eficiente. Permite enviar mensajes directos, crear canales de discusión y compartir archivos con facilidad. Es posible integraciones con otras aplicaciones para mayor comodidad de los usuarios.
Esta herramienta para la comunicación interna permite agregar a colaboradores externos como invitados. Su estilo imita al de los IRC y posee una interfaz amable e intuitiva que hace posible una comunicación eficiente en las organizaciones.
Microsoft Teams
Este producto de la empresa de Redmond combina mensajería instantánea, videoconferencias y otras funcionalidades para la colaboración en una sola herramienta. Está integrado en el paquete de productividad de Office por suscripción y permite la integración con aplicaciones que no son propiedad de Microsoft.
Está disponible para dispositivos iOS y Android y en versiones para navegador web, lo que facilita las interacciones con miembros de fuera de la organización. Microsoft SharePoint facilita el almacenamiento de archivos en la nube, facilitando el trabajo asincrónico y descentralizado.
Herramientas de Gestión de Proyectos
La gestión de proyectos es otro aspecto fundamental para el correcto funcionamiento de los equipos. Permiten a los empleados colaborar en proyectos comunes, asignar tareas y seguir su evolución con facilidad. Algunos de los más usados son:
Asana
Es una plataforma en línea que permite a equipos de trabajo organizar y hacer un seguimiento de sus proyectos. Permite crear y asignar tareas, establecer fechas límite, añadir comentarios y archivos, así como mantener un registro de todos los aspectos de un proyecto en un solo lugar.
Entre sus ventajas, destaca el hecho de que es personalizable y flexible según las necesidades de las organizaciones. Permite la visualización en tiempo real de datos de forma automática, pudiendo controlar el desempeño de equipos e individuos.
También permite la automatización de procesos internos. Al establecer una serie de reglas en su funcionamiento interno, realiza acciones sin intervención humana según la configuración que se le ha proporcionado.
Google Workspace
Conocido anteriormente como G Suite, es un conjunto de herramientas de productividad y colaboración basadas en la nube y desarrolladas por Google. Estas aplicaciones permiten a los trabajadores comunicarse, colaborar y compartir información en tiempo real. La suite incluye:
- Gmail.
- Google Drive.
- Google Calendar.
- Google Meet.
- Google Chat.
- Google Docs.
- Google Sheets.
- Google Slides.
- Etc.
Workspace está diseñado solo para empresas, también para instituciones educativas y otras organizaciones no lucrativas. Incluye planes gratuitos y otros de pago, con mayor capacidad de almacenamiento, funciones de seguridad avanzadas y asistencia personalizada.
Videoconferencias y reuniones virtuales
Aunque los espacios de trabajo se han descentralizado, las reuniones siguen formando parte del día a día de las organizaciones. La principal diferencia tras la digitalización, es que ya no es necesario que todos los asistentes estén en el mismo espacio físico.
Las videoconferencias y las reuniones hacen que los equipos puedan colaborar en tiempo real, desde distintas ubicaciones. No solo permiten ahorrar tiempo y aumentar la productividad, sino también en desplazamientos, haciendo que los gastos de las organizaciones en este concepto desciendan considerablemente.
Zoom, Teams y Meet de Google son las aplicaciones más utilizadas por las organizaciones. Entre sus características están las de poder compartir pantalla, grabar la reunión y realizar llamadas de voz o video a otros miembros del equipo o con personas fuera de la organización.
Herramientas de automatización de tareas
Zapier, IFTTT y otras herramientas permiten a las organizaciones automatizar tareas repetitivas y tediosas. Estos desarrollos abren la posibilidad de dedicar recursos a otras funciones que sí requieren de la intervención humana, mejorando así la eficiencia de las empresas.
Estas conectan otras aplicaciones de las que ya hace uso la organización para indicar cómo deben actuar entre ellas.
Control horario
Más allá de saber a qué hora empiezan y terminan la jornada los empleados, estas herramientas son muy útiles para mejorar la productividad de las organizaciones. Las aplicaciones de seguimiento de tiempo sirven para saber a qué clientes o proyectos dedican más tiempo los equipos.
En estos sistemas, el usuario va marcando el tiempo que dedica a realizar sus labores diarias, dejando registradas entradas según va cambiando de tarea a lo largo de su jornada. Como si fuera un reloj de ajedrez, cuando se empieza una función, se pausa automáticamente la anterior.
Estos datos aportan información muy valiosa para los gestores de las empresas. Permite saber si el coste por hora que están dedicando a determinadas tareas es rentable. Algunas de las plataformas más interesantes para medir el desempeño por horas de los trabajadores son:
- Clockify.
- Toggl Track.
- Harvest.
- Hubstaff.
- Time Doctor.
Tecnología para facilitar el día a día
Las operativas de una empresa no serían posibles hoy en día sin tecnología para facilitar la comunicación entre sus empleados. El modelo híbrido y el teletrabajo obliga a recurrir a herramientas fáciles de usar para que formen parte del día a día de la organización. Estas garantizan el correcto funcionamiento de los equipos y garantiza su eficiencia.
La comunicación en tiempo real, la gestión de proyectos, el control horario y las reuniones remotas no serían posibles sin no existiera la tecnología de la que disponemos hoy. Gracias a esta también se ha conseguido automatizar tareas repetitivas, algo que permite dedicar recursos humanos a otras más importantes y diferenciales.