Adaptar un espacio de trabajo a las necesidades del equipo

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Bookker Corporate
08/06/2023
Bookker Blog

Las organizaciones no son entes estáticos, sino organismos vivos. Saber adaptar el espacio de trabajo a las necesidades de cada empresa es fundamental para el buen funcionamiento de la misma. Esto influye en el rendimiento de los trabajadores, las relaciones personales entre los equipos, el ejercicio del liderazgo, etc. 

Para dar respuesta a estas nuevas necesidades, las tecnologías están desempeñando un papel vital. Estas están ejerciendo como facilitadoras, dando la posibilidad de reservar espacios de trabajo y automatizando procesos que, hasta ahora, se tenían que hacer de forma manual.

En resumen:

  • Antes de realizar un cambio en un espacio de trabajo hay que entrevistar a los empleados para identificar necesidades ocultas. 
  • Los nuevos sistemas de trabajo como el modelo híbrido o el teletrabajo han cambiado la forma en la que se planifican y estructuran los espacios de trabajo.
  • La tendencia actual pasa por reducir el peso y el tamaño de los muebles y reducir el número de paredes y cubículos en estos centros.
  • La IA y la Realidad Aumentada permiten planificar nuevos espacios de trabajo y la gestión de los mismos.

Detectar las necesidades de los equipos

Antes de adaptar un espacio de trabajo para una organización, es necesario identificar las necesidades presentes y potenciales de los trabajadores. Hay que tener en cuenta si la actividad se realiza de forma presencial o híbrida, además de contemplar posibles ampliaciones de plantilla para evitar los problemas asociados a ésta. 

La propia actividad de la organización también es un hecho que hay que contemplar. No solo es necesario contar con puestos de trabajo, también con espacios para el almacenamiento, un espacio para recibir a los visitantes, espacios de reuniones, plazas de aparcamiento, etc.

Sea una organización de nueva creación o una ya existente que busca un nuevo espacio de trabajo es fundamental contar con la opinión de los empleados. Estos otorgarán una serie de inputs de gran valor a la hora de pensar y configurar el lugar en el que la empresa ejercerá su actividad. 

Teniendo en cuenta todos estos factores, se creará una visión aproximada sobre cómo adaptar el espacio de trabajo para una organización.

Perfilando el espacio físico

Existen una serie de factores incluyentes o excluyentes cuando se elige un local como espacio de trabajo. Si bien hay ciertos aspectos de éste que son modificables, otros no lo son, de ahí que deba ser una decisión informada y fruto de una reflexión profunda. 

Una de las primeras consideraciones a tener en cuenta es la ubicación física de la oficina. Esta debe estar en un lugar accesible, con buenas conexiones de transporte público para fomentar la sostenibilidad y plazas de garaje para evitar pérdidas de horas de trabajo de empleados que no encuentran aparcamiento en el exterior. 

Aunque la ubicación de un emplazamiento marca en gran medida el precio de alquiler o venta de un espacio, es una inversión que tiene retorno en forma de aumento de productividad de los empleados.

El espacio de trabajo ofrece a sus habitantes varias opciones, como espacios privados para tener reuniones o poder aislarse del resto del equipo hasta áreas comunes en las que favorecer la colaboración.

Eligiendo el mobiliario

Los nuevos espacios de trabajo deben ser diáfanos, accesibles y fácilmente adaptables en el caso de que las prioridades cambien. En este escenario, no caben los muebles pesados y difíciles de mover. Estos han quedado en el pasado debido también a la digitalización, ya que no hace falta guardar grandes cantidades de documentos en papel como lo era hace unos años.

Para crear una oficina moderna es imprescindible disponer de mesas amplias. Ya sean compartidas o individuales. En estas, los trabajadores deben tener espacio de sobra para poder operar con todo su equipo sin merma de espacio. 

Las sillas son otro de los elementos que hay que elegir con cuidado. Algunos trabajadores pasan gran parte de su jornada sentados, por lo que no hay que escatimar en gastos a la hora de elegirlas. Estas deben de ser ergonómicas y posibilitar ajustar la altura y posición del respaldo. Además, pueden evitar días de baja para la empresa, ya que son frecuentes los problemas de espalda causados por una mala postura en el centro de trabajo.

Para evitar este y otros problemas físicos, es necesario fomentar el movimiento. Animando a los empleados a ser activos -llegando incluso a disponer de gimnasio en algunos casos- no solamente se mejora su bienestar físico, sino también su productividad.

Pensado en la comunicación

Las nuevas empresas ya no solo cuentan con empleados en diferentes espacios, sino también incluso en distintas zonas horarias. Es lo que se llama trabajo asincrónico. Estas nuevas formas de trabajar hacen que las formas de comunicarse hayan tenido que reinventarse en los últimos años.

Con el punto de mira en la creación de un sistema de trabajo efectivo, hay que tener en cuenta estos factores antes de adaptar un espacio de trabajo:

  • Conexión. El acceso a internet de alta velocidad debe estar garantizado. Esta debe ser estable para evitar caídas que incidan directamente en la producción.
  • Arquitectura. Se ha pasado de espacios con cubículos y tabiques a otros totalmente diáfanos. Las paredes son barreras que dificultan el diálogo y el trabajo en equipo. De ahí, que la idea sea reducirlas al máximo y se creen espacios compartidos en los que interactuar. 
  • Sistemas de almacenamiento y acceso a los datos. La nube es la tendencia que se ha acabado imponiendo. Permite a los equipos el acceso a los documentos necesarios sin importar su ubicación física las 24 horas del día. 
  • Canales. Plataformas y herramientas como Slack o Teams para una comunicación interna efectiva. Estas centralizan todos los mensajes y facilitan la búsqueda de información interna.
  • Reuniones. Estas deben de ser más efectivas que nunca y servir para compartir puntos de vista en estos nuevos espacios híbridos. Hay que tener en cuenta que muchos asistirán de forma presencial y otros lo harán de forma telemática. 

Elementos tecnológicos

Una oficina moderna debe contar con tecnología que sea capaz no solamente de plantear los retos diarios de la organización, sino que sean flexibles y adaptables. En este sentido, el portátil se ha convertido en la mejor opción, ya que no solamente es versátil y relativamente potente, sino que permite trabajar desde casa cuando así se requiera.

Las tablets también son elementos a tener en cuenta. Aunque sus funciones son limitadas en comparación con las de un laptop, son especialmente útiles en reuniones o en los casos en los que haya que tomar notas o dibujar a mano, gracias a los lápices táctiles.

En la actualidad, una de las opciones más utilizadas para adaptar el espacio de trabajo es el comercio en línea. A través de la red es posible encontrar soluciones a las demandas de forma más rápida y eficaz que si las consultas se hicieran de forma física. Los responsables de esta tarea consiguen un ahorro sustancial de su tiempo, que pueden dedicar a otras tareas. 

¿Qué soluciones mejoran el día a día de las empresas?

Las Tecnologías 4.0 se han convertido en una aliada de las empresas que quieren diseñar espacios de trabajo modernos y flexibles. Por ejemplo, mediante Inteligencia Artificial se puede analizar una situación y dar una respuesta efectiva a la misma mediante las siguientes aplicaciones: 

  • Análisis de datos. Esta tecnología permite analizar datos demográficos, comportamientos de los empleados, tendencias en el uso del espacio y otras consideraciones para ayudar a determinar las necesidades de la oficina.
  • Planificación. Contribuye a planificar el uso del espacio, optimizar el flujo de tráfico, y maximizar la eficiencia y el rendimiento de la oficina.
  • Personalización. Define un espacio de trabajo en función de las preferencias y necesidades individuales de los empleados, como su estilo de trabajo, sus horarios, y sus necesidades de privacidad.
  • Monitoreo. Estudia el uso que se hace de la oficina en tiempo real para identificar cualquier problema y proporcionar soluciones.

En esta misma línea estaría la Realidad Aumentada. La existencia de oficinas híbridas abre la posibilidad de compartir espacios y plazas de garaje más fácilmente. Las soluciones que se basan en esta tecnología permiten reservar estos recursos a través del móvil, informando sobre la disponibilidad de estos en tiempo real. 

Al igual que sucede con la IA, la planificación es una de las principales ventajas que posibilita esta tecnología al adaptar un espacio de trabajo.  La Realidad Aumentada también permite visualizar cómo será un espacio de trabajo futuro. Esta proyección sobre la realidad da una idea bastante fidedigna del resultado final. Así, permite hacer modificaciones antes de ejecutar una obra ahorrando recursos y dinero a las organizaciones. 

Tecnología al servicio de la oficina moderna

La tecnología se ha convertido en un factor diferencial a la hora de adaptar el espacio de trabajo de una organización a sus necesidades. Gracias a la Inteligencia Artificial y a la Realidad Aumentada es posible planificar y visualizar cambios en la estructura física de las oficinas y la gestión de estos recursos una vez estén a disposición de sus empleados.

Antes de realizar cambios en profundidad es imprescindible consultar con los propios empleados. Estos darán un feedback muy valioso sobre las necesidades presentes y futuras de la organización, permitiendo anticiparse a problemas que podrían surgir a corto y medio plazo.