Cuando una organización da sus primeros pasos han de tenerse en cuenta muchos aspectos diferentes. Desde una investigación de mercado hasta la financiación, pasando por aspectos legales. Muchas veces no se dedica el tiempo necesario a elegir un espacio de trabajo adecuado para la empresa, una decisión con más peso de lo que podría pensarse.
El lugar en el que los empleados conviven y pasan gran parte de su jornada laboral tiene impacto directo en su eficiencia y productividad. Responder a las necesidades de estos de forma dinámica es uno de los grandes retos de esta época de cambio. La transformación digital también ha llegado a la forma en la que se conciben las oficinas de hoy.
La influencia del espacio de trabajo en las organizaciones
El mundo cambia cada vez más rápido. Lo que ayer era canon, hoy está desfasado. No solo la aparición de tecnologías cada vez más maduras contribuye a este ritmo frenético. La pandemia y la coyuntura económica también han cambiado la cultura de las organizaciones.
Esta nueva forma de pensar ha llevado a las empresas a modelos de trabajo cada vez más flexibles. En este escenario, muchos han apostado por oficinas híbridas, lugares en los que los puestos físicos no son fijos y se permite combinar la presencialidad con el teletrabajo.
Factores clave para elegir un espacio de trabajo ideal
A la hora de elegir un espacio de trabajo para una organización, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Ubicación. El espacio elegido debe tener buenas conexiones tanto por carretera como a través del transporte público. Así, se facilita el acceso no solamente a empleados, sino también a clientes y prospectos.
- Tamaño. Una oficina debe tener las dimensiones adecuadas para poder dar cabida a todos sus trabajadores y a los equipos necesarios para el desarrollo de su actividad. Además, debe tener cierto margen para posibles ampliaciones de plantilla y/o de las infraestructuras.
- Diseño. A la hora de elegir un espacio de trabajo, hay que crear un ambiente en el que los empleados se sientan cómodos. También debe reflejar la imagen de la marca y los valores que defiende.
- Tecnología. Un workplace debe apoyarse en la tecnología para que la organización funcione eficazmente. Debe contar con acceso a internet de calidad y equipos adecuados para garantizar la actividad de la empresa.
- Ergonomía. El mobiliario elegido debe ser adaptable y cómodo para los empleados.
- Flexibilidad. Debe poder dar respuesta a las necesidades cambiantes de la empresa.
- Servicios. Contar con cafetería, servicio de limpieza, seguridad y recepción es algo que tampoco se debe dejar pasar.
- Costes. Las oficinas deben ajustarse al presupuesto de la empresa. El precio debe ser acorde al tamaño de la organización.
- Imagen. Un espacio de trabajo dice mucho de una organización. Es fundamental que este sea acorde con los mensajes que se transmiten desde la empresa.
- Ambiente. El diseño y la decoración influyen en el estado de ánimo de los empleados. La iluminación y una correcta elección de colores mejora el rendimiento de los trabajadores.
¿Cómo deben de ser los espacios en los que trabajamos?
Una consideración fundamental cuando se busca una oficina es la distribución de los espacios de trabajo. No solamente deben fomentar la comunicación entre los empleados y los distintos departamentos de la empresa. También deben ser flexibles, acorde con las nuevas necesidades de las organizaciones.
Antes de elegir un espacio de trabajo es necesario pensar qué zonas se necesitan para el desarrollo de la actividad. Esta decisión permitirá no solo ser más eficientes, sino evitar sobredimensionar el entorno de trabajo, y, por lo tanto, ahorrar en costes.
¿Qué zonas son más importantes en los espacios?
Si bien cada organización tiene sus propias necesidades, existen una serie de espacios que suelen ser comunes para la mayoría:
- Puestos individuales. Aunque cada vez más organizaciones optan por no tener espacios fijos, es fundamental que estos sean cómodos. El empleado debe tener el espacio suficiente para poder realizar sus tareas de forma eficaz.
Estos deben tener un mobiliario cómodo y ergonómico. Muchos trabajadores pasan toda su jornada laboral sentados y deben contar con sillas que garanticen una buena postura. De lo contrario, pueden producirse pequeñas molestias que afectan al rendimiento.
- Entrada. Es la primera impresión que tiene un visitante cuando llega a la oficina. La recepción debe ser acogedora, pero sin dejar de ser profesional. Es de vital importancia que no tenga muchos elementos para, así, parecer siempre limpia y ordenada.
A su vez, debe de ser accesible. Debe garantizar la circulación para personas con discapacidad y estar adaptada a la normativa en vigor.
- Salas de reuniones. Dan servicio tanto a los equipos internos como a clientes y prospectos con los que se mantienen encuentros. Esta doble función obliga a que estén preparadas para múltiples usos, debiendo de contar con equipos tecnológicos para dar soporte a los participantes.
Deben de ser espacios que permitan una comunicación fluida. El diseño debe ser agradable para fomentar la creatividad y crear un ambiente sosegado. A su vez, deben garantizar la privacidad para evitar interrupciones externas.
- Zonas comunes. En estas zonas los empleados deben poder descansar de sus rutinas. Es importante habilitar espacios en los que puedan realizar sus comidas, por lo que deben de estar equipados con electrodomésticos básicos como una nevera y un microondas, así como de un fregadero y utensilios de cocina.
- Espacios de almacenamiento. Aunque el tamaño de estos depende de las necesidades de cada organización, estos deben concebirse siempre antes de elegir un espacio de trabajo.
Estas zonas deben garantizar el acceso a material y equipo de la empresa. La organización de estos elementos es vital para garantizar un rápido acceso para aquello que es necesario.
Optimizar los espacios de trabajo mediante tecnología
La tecnología no solo es una herramienta con la que poder trabajar de forma más eficaz. Contribuyen a dinamizar los espacios de trabajo. Las oficinas son ahora entes vivos que cambian cada hora, adaptándose a las personas, y no al revés como pasaba antes.
La ventaja más evidente es la de posibilitar el teletrabajo. Permite a los trabajadores conciliar vida laboral y familiar y evita desplazamientos innecesarios a los centros de trabajo.
En paralelo, surgen los modelos de trabajo híbridos. En los que los empleados no van todos los días a sus centros de trabajo, sino que lo hacen según sus propias necesidades o en base a lo dispuesto por la organización.
Esta nueva realidad cambia la forma en la que se hace uso de los recursos de la empresa. Ya no es necesario dar cabida a la totalidad de la plantilla todos los días de la semana. Son necesarios menos puestos de trabajo. A la vez, hay que organizar la forma en la que se accede a estos y a otros espacios como salas de reuniones, garajes, etc.
Tecnologías para los espacios de trabajo
Para dar una respuesta efectiva a esta necesidad, la realidad aumentada se ha revelado como una solución disruptiva. Sin usar pantallas ni dispositivos específicos, ni códigos QR. Todo en la palma de la mano, únicamente con un smartphone. Los beneficios de este sistema son:
- Organización eficaz de los recursos con menos esfuerzo.
- Reduce el consumo de energía frente a otras soluciones similares.
- Mejora los compromisos de Responsabilidad Social Corporativa de las organizaciones.
No solamente se trata de una innovación tecnológica, sino de un cambio cultural. Las soluciones para organizar espacios de trabajo basadas en realidad aumentada ponen al empleado en el centro. El acceso a los puestos de trabajo, salas comunes y plazas de garaje es mucho más accesible y rápido para los empleados.
Así, la hoja de Excel que muchas organizaciones usaban hasta hace poco, queda obsoleta en este nuevo modelo híbrido y digital. Las soluciones basadas en realidad aumentada permiten una gestión de espacios eficaz y acortar los tiempos de reserva.
Nuevas tecnologías, nuevos espacios de trabajo
La decisión de elegir un espacio de trabajo responde hoy a nuevos criterios. Las oficinas no son entornos estáticos en los que los empleados simplemente pasan su jornada. Ahora son zonas flexibles y adaptables en las que hay que dar respuesta a las necesidades diarias de personas y organizaciones.
La realidad aumentada pone al empleado en el centro. Permite que este elija el espacio de trabajo en el que quiere hacer su labor cada día que acude presencialmente a su puesto. También agiliza y automatiza los procesos internos, al permitir a todos consultar la disponibilidad y reservar zonas comunes.
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