Cómo mantener la productividad y la eficiencia en tu oficina en un entorno digital

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Bookker Corporate
27/12/2023
Bookker Blog

Ahora que el teletrabajo y los modelos híbridos definitivamente se han convertido en la norma, es crucial abordar cómo podemos mantener la productividad y la eficiencia en las oficinas digitales, para lo que el mercado ha ido demostrando de forma cada vez más clara la necesidad de mantener algún tipo de presencialidad.  

Extrayendo información de diferentes fuentes, hemos construido esta reflexión en torno a dos pilares fundamentales que, además, se retroalimentan: la mejora de la productividad en entornos digitales, y cómo incrementar la confianza mediante una comunicación más eficiente.

Estrategias clave para mejorar la productividad en el entorno digital

Gestión efectiva de la agenda

Según Moebius Consulting, una gestión adecuada de la agenda es fundamental. Las reuniones excesivas y poco productivas pueden consumir hasta un 70% del tiempo de los equipos, impidiendo el trabajo concentrado. La solución radica en establecer una cultura de reuniones eficientes, donde cada profesional dedique un tercio de su tiempo a reuniones, otro tercio a trabajo de concentración, y el resto a tareas no planificadas.

Todos hemos estado en reuniones y hemos pensado “esta reunión podría haber sido un mail”. Si tenemos en cuenta el coste/hora por empleado… Las reuniones innecesarias suponen un coste extra difícil de afrontar para cualquier compañía que quiera ser competitiva. 

Programación individual y planificación

La fragmentación de la agenda y las constantes interrupciones pueden hacer que las listas de tareas pendientes se alarguen. Los profesionales deben desarrollar habilidades de planificación, estableciendo objetivos mensuales y semanales, y priorizando tareas que requieren mayor concentración. La actualización constante de la lista de tareas es esencial para evitar trabajar en tareas ajenas, por lo que también es esencial el punto de hacer más eficientes las comunicaciones, que trataremos más adelante. 

Desarrollo de habilidades digitales

Formación, formación y formación. Aprendizaje como constante y mejora continua, en la cultura de la empresa, con los procesos y, especialmente, con los trabajadores. La falta de habilidades digitales puede ser devastadora en un entorno de trabajo híbrido. Las empresas deben evaluar y mejorar las habilidades digitales de sus empleados, ofreciendo formación en ofimática colaborativa y/o en las herramientas digitales que sean necesarias en cada caso. 

Comunicación y confianza: pilares del teletrabajo

Comunicación fluida y efectiva

El País destaca la importancia de una comunicación fluida y efectiva. Utilizar diferentes canales de comunicación para distintos tipos de mensajes y separar los canales profesionales de los personales es crucial. Y, en Bookker, no podemos estar más de acuerdo. 

Además, la formación en competencias comunicativas y digitales puede mejorar el uso eficiente de estas tecnologías y normalizar soluciones como la gestión de espacios que ofrecemos  nuestros grandes clientes. 

Herramientas de control y confianza en los equipos

Es importante equilibrar el uso de herramientas de control con la confianza en los equipos. Un uso excesivo de la vigilancia puede ser contraproducente. En su lugar, se debe fomentar la comunicación y la comprensión de las dificultades que enfrentan los empleados. Comunicación fluida y cercana, al final, lo mismo que decíamos más arriba. Casi todo es cuestión de cultura. Y una cultura corporativa sólida no se construye sobre un memorándum, sino en las acciones de cada persona y cada equipo, cada día. 

Horarios definidos y sistema híbrido

Establecer un horario base con flexibilidad, evitar sobrecargar a los trabajadores y conocer sus dificultades son prácticas recomendadas. Además, un sistema híbrido que combine trabajo presencial y remoto puede ser una solución efectiva para mejorar la productividad. El descontrol horario, o la mera sensación de que existe, puede acercar a los trabajadores al famoso burn-out, especialmente a aquellos que menos pisan la oficina y menos interactúan con otros compañeros. 

La productividad y el equilibrio trabajo-vida en el modelo híbrido

Decía Jean Piaget que, en lo más profundo, toda actividad humana, de una forma o de otra, buscaba la consecución del equilibrio. En este caso, también. La productividad y eficiencia en un entorno de trabajo digital requieren una combinación de gestión efectiva del tiempo, habilidades de comunicación y digitales, confianza en los empleados, y un equilibrio entre trabajo presencial y remoto. Estas estrategias pueden ayudar a las empresas a adaptarse a los desafíos del trabajo en la era digital, manteniendo un alto nivel de productividad y eficiencia.

Equilibrio, cultura, cooperación, incentivos y no dejar de aprender. Estamos en entornos dinámicos que cambian cada vez más rápido y ajustar la productividad es todo un reto. Apliquemos el cuento, y  empresas, clientes y equipos notarán la diferencia.