La oficina del futuro ya no se diseña puesto a puesto: se diseña alrededor de actividades.
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Durante décadas diseñamos las oficinas a partir de una ecuación relativamente sencilla: una persona, una mesa.
Si una compañía tenía 1.000 profesionales, necesitaba aproximadamente 1.000 puestos de trabajo. A partir de ahí se calculaban salas, zonas comunes, servicios y metros cuadrados. Era un modelo razonablemente predecible porque también lo era la forma de trabajar.
Ya no lo es.
El trabajo híbrido, la digitalización, la colaboración distribuida y, ahora, la incorporación de inteligencia artificial y agentes a los procesos están cambiando profundamente qué hacemos cuando acudimos físicamente a una oficina.
Por eso creemos que uno de los debates más interesantes sobre el futuro del workplace no consiste en determinar cuántos días debemos acudir, sino en algo anterior:
¿Para qué necesitamos realmente la oficina?
La respuesta está modificando su arquitectura.
De asignar mesas a diseñar actividades
El escritorio seguirá existiendo. La diferencia es que probablemente dejará de ser la unidad alrededor de la cual se organiza todo lo demás.
Un profesional puede necesitar durante una misma jornada un lugar silencioso para concentrarse, una pequeña sala para una videollamada, un espacio para trabajar con cuatro compañeros, una zona informal para conversar con alguien de otro departamento y una sala preparada para una reunión híbrida.
Una única mesa no resuelve todas esas necesidades.
De ahí está surgiendo una concepción diferente del workplace: en lugar de asignar espacio principalmente a personas, empezamos a asignarlo a actividades.
Es lo que habitualmente se denomina activity-based working: crear distintos tipos de entorno y permitir que las personas utilicen aquel que mejor responde al trabajo que necesitan realizar en cada momento.
El resultado puede parecer paradójico.
Una empresa puede necesitar menos puestos individuales y, simultáneamente, mayor variedad de espacios.
Menos uniformidad. Más especialización.
La oficina híbrida necesita más variedad, no simplemente menos metros cuadrados
Uno de los errores que podemos cometer con el trabajo híbrido es interpretarlo exclusivamente como una oportunidad de reducción inmobiliaria.
Si cada día acude menos gente, reducimos puestos. Y si reducimos puestos, reducimos metros.
La lógica parece impecable, pero puede producir una oficina peor.
El verdadero objetivo no debería ser maximizar cuántas personas caben en un espacio, sino maximizar el valor que ese espacio aporta a las personas cuando deciden utilizarlo.
Los datos recientes de JLL muestran precisamente esta evolución. En su 2025 Occupancy Planning Benchmark Report, la optimización del portfolio ha superado al mero recorte de costes como principal prioridad para muchos responsables de Corporate Real Estate. Entre las adaptaciones más habituales aparecen los sistemas de reserva, presentes en el 58% de las organizaciones analizadas; el incremento de espacios colaborativos, en el 56%; y las reconfiguraciones de instalaciones, en el 50%.
No estamos simplemente reduciendo oficinas. Estamos rediseñándolas.
¿Qué espacios necesita hoy una oficina?
No existe una combinación universal. Dependerá de la actividad, la cultura, los equipos y los patrones de trabajo de cada organización.
Pero estamos observando una progresiva diversificación.
Espacios para concentración
El auge de las oficinas abiertas resolvió algunos problemas y creó otros.
Colaborar es importante, pero también lo es poder trabajar sin interrupciones. Las oficinas necesitan ofrecer lugares donde realizar tareas que demandan alta concentración, llamadas privadas o trabajo individual prolongado.
Espacios pequeños para reuniones rápidas
No toda conversación necesita una sala para diez personas.
Una mayor disponibilidad de espacios pequeños permite evitar uno de los problemas habituales del workplace: utilizar recursos sobredimensionados porque son los únicos disponibles.
Zonas para colaboración
Si una de las principales razones para acudir físicamente es trabajar con otras personas, necesitamos espacios específicamente preparados para ello.
No solamente salas tradicionales, sino zonas donde sea posible compartir información, crear, visualizar, experimentar y movernos.
Espacios preparados para reuniones híbridas
Una parte de nuestros interlocutores seguirá estando a distancia.
La calidad acústica, las cámaras, las pantallas y la disposición física dejan de ser detalles tecnológicos para convertirse en componentes de la propia experiencia de colaboración.
Espacios informales
Una parte importante del conocimiento de una organización nunca aparece en un procedimiento.
Se transmite conversando.
Cafeterías, lounges, zonas de descanso y espacios intermedios pueden cumplir una función que resulta difícil replicar digitalmente: generar encuentros espontáneos, confianza y circulación informal del conocimiento.
La oficina empieza así a parecerse menos a una cuadrícula de escritorios y más a un ecosistema de entornos especializados.
El problema: diseñamos oficinas con fotografías, pero trabajamos en movimiento
Aquí aparece uno de los principales retos.
Podemos diseñar una oficina magnífica sobre un plano y descubrir seis meses después que las personas no la utilizan como imaginábamos.
Las organizaciones cambian.
Los equipos crecen o disminuyen. Aparecen proyectos. Cambian los días de presencialidad. Una sala que parecía suficiente pasa a estar permanentemente ocupada. Otra apenas se utiliza. El parking se satura los martes mientras permanece semivacío el viernes.
Por eso el diseño del workplace ya no puede entenderse como una decisión que tomamos cada diez años.
Tiene que convertirse en un proceso continuo de observación, aprendizaje y adaptación.
Y para hacerlo necesitamos datos.
Workplace Intelligence: saber cómo utilizamos realmente el espacio
Desde Bookker entendemos Workplace Intelligence como el uso sistemático de información sobre reservas, ocupación y utilización de recursos para tomar mejores decisiones sobre los espacios de trabajo.
Porque reservar y utilizar no son exactamente lo mismo.
Una sala puede aparecer ocupada en el calendario y permanecer vacía.
Un puesto puede estar disponible pero encontrarse en una zona que los profesionales evitan.
Un parking puede parecer insuficiente aunque muchas plazas asignadas permanezcan sin utilizar.
Cuando combinamos diferentes fuentes de información empezamos a identificar patrones.
¿Qué días presentan mayor demanda?
¿Qué espacios generan más no-shows?
¿Qué tamaño de sala necesitamos realmente?
¿Qué plantas están infrautilizadas?
¿Dónde aparecen los principales cuellos de botella?
¿Qué recursos deberíamos aumentar, reducir o transformar?
Ya no decidimos únicamente observando el espacio. Podemos aprender de cómo se comporta.
De reservar espacios a gestionarlos dinámicamente
Las aplicaciones de Workplace Experience están evolucionando precisamente en esta dirección.
Gartner define este mercado como el de las aplicaciones destinadas a mejorar la interacción del empleado con el lugar de trabajo: permiten planificar jornadas presenciales, reservar puestos y espacios colaborativos, acceder a servicios como parking o lockers y, cada vez más, utilizar analítica e inteligencia artificial para optimizar la experiencia y los recursos.
Eso supone un cambio importante.
La próxima generación del workplace management no consistirá solamente en preguntarnos:
“¿Dónde puedo sentarme mañana?”
Podrá ayudarnos a responder:
“¿Cuál es el mejor lugar para trabajar mañana teniendo en cuenta quién estará allí, qué necesito hacer y qué recursos voy a utilizar?”
La diferencia parece pequeña. No lo es.
Pasamos de administrar disponibilidad a orquestar experiencia.
Los datos no sustituyen al diseño. Lo hacen mejor
Hay una precaución importante.
Convertir el workplace en una disciplina basada en datos no significa diseñar oficinas exclusivamente desde una hoja de cálculo.
Podemos optimizar una oficina matemáticamente y destruir su experiencia humana.
Los datos nos dicen qué sucede. Entender por qué sucede requiere escuchar también a quienes utilizan los espacios, conocer la cultura de la organización y comprender qué comportamientos queremos favorecer.
La combinación correcta es más poderosa:
datos + observación + experiencia de empleado + estrategia empresarial.
Un espacio poco utilizado puede sobrar.
O puede tratarse precisamente de un lugar de enorme valor que necesitamos ocasionalmente para una actividad crítica.
La inteligencia está en distinguir ambas situaciones.
Menos metros puede ser una consecuencia. No debería ser el único objetivo
Una gestión más inteligente puede revelar que una organización necesita menos superficie inmobiliaria.
Y eso puede representar ahorros relevantes en alquiler, energía, mantenimiento, limpieza o equipamiento.
Pero también puede demostrar exactamente lo contrario: que necesitamos cambiar la distribución o incrementar determinados espacios porque están limitando la colaboración.
La optimización no significa siempre reducir.
Significa tener el espacio adecuado para las necesidades reales de la organización.
Ese matiz resulta fundamental.
La IA hará todavía más importante esta transformación
Hay además una evolución que apenas estamos empezando a experimentar.
A medida que la inteligencia artificial y los agentes sean capaces de asumir una proporción mayor de las tareas individuales y administrativas, puede cambiar también aquello para lo que utilizamos nuestro tiempo presencial.
Si una máquina puede producir un primer análisis, preparar documentación o automatizar determinados procesos, las personas podremos dedicar más tiempo a actividades difíciles de automatizar completamente: discutir alternativas, resolver ambigüedad, generar confianza, aprender de otros, negociar, crear o tomar decisiones complejas.
Todas ellas tienen algo en común.
Son actividades en las que la interacción humana importa especialmente.
Eso podría aumentar todavía más el peso relativo de los espacios colaborativos, sociales y de aprendizaje frente al escritorio tradicional.
La inteligencia artificial no solamente va a cambiar nuestro software.
Probablemente terminará cambiando también nuestros metros cuadrados.
La oficina será un sistema que aprende
La oficina del futuro no estará terminada el día de su inauguración.
Seguirá cambiando.
Los datos permitirán observarla, detectar patrones y adaptar recursos. La tecnología facilitará reservar y utilizar esos recursos con menos fricción. Y las organizaciones podrán probar configuraciones distintas y comprobar si realmente funcionan.
En Bookker creemos que ese es uno de los cambios fundamentales que estamos viviendo en la gestión de espacios.
Estamos pasando de administrar inventario a entender comportamiento.
De asignar mesas a facilitar actividades.
De diseñar una oficina estática a gestionar un workplace capaz de evolucionar junto a la organización.
Puede que necesitemos menos escritorios.
Pero necesitaremos espacios mucho mejores.
Y, sobre todo, necesitaremos saber por qué tenemos cada uno de ellos.
Preguntas frecuentes sobre la oficina del futuro
¿Qué es una oficina basada en actividades o activity-based workplace?
Es un modelo de oficina que ofrece diferentes tipos de espacios según la actividad que las personas necesitan realizar: concentración, colaboración, reuniones, llamadas, aprendizaje o interacción informal, en lugar de asignar necesariamente un mismo puesto fijo a cada empleado.
¿El trabajo híbrido permite reducir el tamaño de las oficinas?
Puede hacerlo, pero no automáticamente. Antes de reducir superficie es necesario analizar ocupación real, patrones de presencialidad y necesidades de los equipos. En algunos casos se reduce espacio; en otros se redistribuye hacia nuevas tipologías.
¿Qué es Workplace Intelligence?
Es el uso de datos procedentes de reservas, ocupación, sensores y utilización de recursos para comprender cómo funciona realmente el workplace y tomar decisiones sobre capacidad, distribución, experiencia y costes.
¿Para qué sirve un software de gestión de espacios?
Un software de gestión de espacios permite gestionar recursos como puestos, salas, parking u otros servicios y generar información sobre su utilización. Esa información ayuda tanto al empleado a utilizar el workplace con menor fricción como a la organización a optimizar sus espacios.
¿Qué papel tendrá la IA en la gestión de oficinas?
La IA permitirá avanzar desde la analítica descriptiva hacia recomendaciones, predicción de demanda, automatización de reservas y optimización dinámica de recursos. Su potencial no está solamente en automatizar la gestión, sino en adaptar mejor el espacio a las necesidades reales de las personas.